Modernisez et automatisez la gestion de vos processus légaux
Qualios Manager est une solution complète pour créer/dématérialiser et gérer vos formulaires, mesurer/contrôler vos indicateurs et améliorer la fluidité de votre workflow interne tout en assurant sa traçabilité. Notre module de signature légale prolonge le workflow interne de Qualios Manager vers un workflow externe de signatures.
Demandez une démonstration gratuite
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UNE SOLUTION 100% Digitalisée
Gérez vos processus contractuels plus rapidement |
Des contrats de vente aux contrats de travail en passant par les ouvertures de comptes et les factures, les accords sont partout.
L'interopérabilité de Qualios avec l'API de votre abonnement DocuSign vous permet de conclure tous types d'autres accords en quelques minutes.
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Traçabilité, efficacité, conformité...
Les atouts de notre module signature légale |
Renforcez la conformité
Qualios, tout en s'appuyant sur le leader du marché (DocuSign), vous permet de normaliser vos processus et d'assurer une conformité totale.Vos équipes juridiques gagneront également du temps !
Plus d'efficacité et des coûts réduits
Chaque phase du processus contractuel implique des étapes répétitives et fastidieuses. Le module de signature légale Qualios élimine ces tâches et simplifie les processus pour vos clients et vos équipes.
Traçabilité
Suivi en temps réel : contrôlez l'avancée du processus de signature de votre accord. Définissez des rappels automatiques et recevez des notifications à chaque étape.
Analysez des datas
Découvrez les informations statistiques de vos documents contractuels et profitez de tableaux de bords synthétiques pour exploiter ces données.Adapté à vos besoins de validation contractuelle
- Contrats de vente
- Documents de recrutement
- Traitement des factures
- Bons de commande
- Notes de frais
- Accords fournisseurs
- Conformité interne
- Accords de confidentialité
- Lettres d'intention
- Et bien d'autres documents dont vous êtes les auteurs !
Fonctionnement
Exemple d'utilisation dans un périmètre CLM (Contract Life Cycle Management)
1 – Création et personnalisation du formulaire : avant de pouvoir signer un contrat, des informations doivent être recueillies pour identifier et personnaliser les conditions. Les termes de l'accord sont ensuite rédigés.
Parfois, ce processus part de zéro, mais le plus souvent, il commence à partir d'un modèle existant. Si tel est le cas, seuls les détails essentiels doivent être mis à jour. Viennent donc la création et la personnalisation du formulaire dans lequel intégrer l'accord mais également, identifier les datas associées et la mise en place du workflow de signature (à qui va être envoyé l'accord pour signature et à quel moment).
2 – Edition et insertion des documents à valider : une fois le formulaire créé et validé, il est accessible pour être consulté et complété par les collaborateurs autorisés. Son utilisation peut être associée aux outils bureautiques que vous utilisez déjà et avec lesquels vous avez rédigé le contrat.
Vous l'intégrez donc comme une ou plusieurs pièces jointes dans l'enregistrement du formulaire !
Vous pouvez aussi, grâce aux modules de Qualios comme Word ou Excel EditiQ, compléter automatiquement les données saisies dans vos modèles de contrats Word ou Excel. Libre à vous de générer le document en version Word pour y apporter des modifications ou de demander une conversion PDF automatique du contrat.
3 - Acheminement du contrat pour revue et approbation : le contrat peut être transmis dans un workflow interne et/ou externe. Le workflow est personnalisable à l'infini selon le processus souhaité. Vous faites par exemple valider par votre service juridique le contrat client à envoyer. (Workflow interne). Vous pouvez, dans le même temps, alerter vos collaborateurs des actions à faire via les notifications par email et les outils de suivi du logiciel.
Autre possibilité : faire intervenir dans le workflow des utilisateurs externes à votre plateforme Qualios pour demander les signatures légales des documents via le relai à l'API de DocuSign. (Workflow externe). Des notifications par email peuvent être mises en place grâce au module Qualios MailTo.
Vous pourrez, à la suite des validations, continuer un workflow interne dans Qualios afin de poursuive le système d'information voulu.
Il est temps de signer les contrats ! Tandis que la signature manuscrite constitue un processus long, la signature légale, elle, est quasi instantanée.
4 - Obtention des signatures / suivi de la validation : consultez en temps réel depuis les enregistrements de votre formulaire, depuis les notifications reçus par email, depuis les alertes dans le logiciel et les tableaux de bord… l'état d'avancement et les statuts précis de chaque document soumis à un processus légal.
Une fois qu'un contrat a été accepté par toutes les parties prenantes, vous recevrez une notification d'accord.
5 – Archivage et mise à dispo des docs : Pour un archivage optimal (et conforme), vous avez besoin d'un endroit sécurisé pour stocker vos documents. Cet emplacement se doit alors d'être facilement consultable et centralisé afin de permettre aux utilisateurs autorisés d'y accéder à distance, permettant ainsi de réduire le temps nécessaire pour trouver des accords.
Avec les tableaux de bord de Qualios, vous pourrez gérer vos vues statistiques afin de dresser aisément le bilan de l'ensemble des processus contractuels : nombre de dossiers en cours/signés/en retard de validation/refusés/archivés..., ou bien encore la moyenne du délai de traitement, le nombre de contrats signés dans les temps ou non, etc. Toutes les statistiques utiles sont disponibles sous forme de graphiques que vous pourrez personnaliser librement.
